[Risolto] Estrazione info da una tabella

[paolokap]

Salve a tutti.
Utilizzando calc sto cercando di risolvere un problema. Speriamo che possiate darmi una mano. Vediamo se riesco a spiegarmi

Ecco il problema.
Supponiamo di voler creare una tabella (per esempio un bilancio condominiale) nella quale inserisco tutta una serie di dati:
nome ditta, dati fattura, spesa effettuata, appartenenza ad una specificata categoria etc.
In questo modo ottengo un lungo elenco di spese che appartengono a categorie diverse (se ovviamente ho scelto come criterio la categoria).

Ora data questa tabella, ovvero questa lunga lista, fissata una certa categoria, vorrei estrarre tutte le info collegate alla categoria scelta. (ora qualcuno potrebbe dirmi di usare le tabelle pivot almeno per quel poco che ho capito come usarle). Però voglio che queste info siano riportate in un altro foglio. Mi spiego meglio con un esempio:
nel mio file calc prendo il foglio 1 e inserisco tutta una serie di dati come detto prima e creo questo lungo elenco. Ora vado nel foglio 2 dello stesso file di calc e voglio che in questo foglio 2 mi compaino tutti i dati estratti dal foglio 1 che soddisfano un certo criterio. Per esempio nel foglio 2 voglio che mi compaino tutti i dati, o una parte di essi, che appartengono alla categoria "ascensore". E così via per altre eventuali categorie. In questo modo nel foglio 2 visualizzo tutti gli interventi che ricadono nella categoria "ascensore": data pagamento, nome ditta, fattura numero, etc. Così posso operare su questi dati per esempio per calcolare la spesa totale ma avendo la "vista" dei singoli interventi. (ecco perché non ho utilizzato la funzione SOMMA.SE perché mi da solo il totale e non mi permette di visualizzare i singoli interventi)
Qualcuno sa dirmi se si può fare ed eventualmente come?
Grazie e auguri di buona Pasqua

[Attilafdd]

Secondo me è fattibile (ma mi riservo di vedere come sono strutturati i dati prima).
Allega un file di esempio (.ods) con qualche dato tipico del "lungo elenco" e vediamo di costruire una soluzione.

[paolokap]

Ok preparo qualcosa e lo allego

Grazie

[Attilafdd]

Nel frattempo ho preparato un esempio dove selezionanto in J1 la categoria riepiloga di dati del foglio "Elenco" appartenenti alla medesima categoria.
Vedi se ti può essere d'ispirazione.

[paolokap]

Ciao. Per prima cosa grazie per la risposta.
Ho analizzato il tuo file e ho capito cosa hai fatto. Però ho visto che hai iserito la funzione "=iferror()" che non conosco e non sono riuscito a trovare nella guida.
Poi comunque a me il file non funziona, cioè se scelgo la categoria in J ottengo #NOME?

[patel]

probabilmente Attila usa una versione in inglese, tu devi usare SE.ERRORE

[Attilafdd]

Semplicemente la funzione se.errore è presente in Libreoffice e non in Openoffice.

Io consiglio di installare Libreoffice che è sempre più "al passo coi tempi" (anche in relazione alle nuove funzioni di Excel e quindi offre anche maggiore compatibilità con i file Excel 2016).

Diversamente sostituisci il se.errore con il "vecchio costrutto" se(val.errore(funzione);se_vero;funzione)

[paolokap]

Ok con Libre funziona. Però ti volevo segnalare che, almeno a me, il menù a discesa non riporta tutte le voci della categoria. Invece con open si vedono tutte.
Comunque è proprio quello che cercavo. Devo solo capire bene come funzionano le istruzioni che hai usato per adattarle al file che uso già da tempo.
Resto comunque dubbioso se mi conviene utilizzare questa procedura, oppure, inserire i dati in DBase e poi creare delle query da collegare al file calc che si occuperebbe di fare tutti i calcoli distribuirli poi nelle tabelle che devo stampare.

Comunque grazie per l'aiuto.

[Attilafdd]

ti volevo segnalare che, almeno a me, il menù a discesa non riporta tutte le voci della categoria.

Il menu a discesa riporta tutte le voci della categoria escludendo i duplicati e mettendoli in ordine alfabetico (e li pesca dalla riga 2 alla riga 3.000 del foglio Elenco).
Se hai più di 3.000 righe in effetti non li riporterà, ma in questo caso ti basta variare la dimensione del nome definito "categoria" (in Libre: Foglio-Aree con nome ed espressione-Gestisci).

Devo solo capire bene come funzionano le istruzioni che hai usato per adattarle al file che uso già da tempo.

Se vuoi allega il file che usi (senza dati sensibili) che vediamo insieme come implementarlo.

[paolokap]

Ti ringrazio per l'offerta solo che mi risulta un po' complicato cancellare tutti i dati sensibili. Però nel caso di difficoltà sicuramente ti chiederò aiuto in questa stessa discussione.

Però volevo un tuo parere su una domanda che avevo fatto nel precedente post e cioè: se mi conviene utilizzare questa procedura, oppure, inserire i dati in DBase e poi creare delle query da collegare al file calc che si occuperebbe di fare tutti i calcoli distribuirli poi nelle tabelle che devo stampare.

Di nuovo grazie

[paolokap]

Se vuoi allega il file che usi (senza dati sensibili) che vediamo insieme come implementarlo.

Ciao Attilafdd,
ti devo ringraziare per l'aiuto che mi hai dato. Studiando il foglio di prova che avevi preparato sono riuscito ad adattare il tutto al mio caso. La mia situazione è una versione semplificata rispetto a caso che hai proposto. Infatti hai dovuto inserire tutta una serie di funzioni per far si che in un unico foglio, in base alla categoria scelta, comparissero le informazioni cercate.
Invece nel mio caso mi necessitava di riportare le categorie in fogli diversi. Per esempio: categoria ascensore va nel foglio 1, categoria acqua va nel foglio 2.
Devo fare così perché in questi fogli ci sono poi i collegamenti dei totali che vanno in altri fogli.
Certo che devo, per ogni categoria, preparare le istruzioni da inserire nello specifico foglio. quindi se ho n fogli devo farlo n volte. Un po' macchinoso, ma in compenso le istruzioni sono più semplici perché uso solo cerca.ver e l'istruzione "cella&TESTO(B47;"00000")".

Però funziona

Grazie

[Attilafdd]

Certo che devo, per ogni categoria, preparare le istruzioni da inserire nello specifico foglio. quindi se ho n fogli devo farlo n volte.

Beh, se hai un foglio specifico per ogni categoria e se ogni foglio si chiama proprio come la categoria che rappresenta (es. foglio "Ascensore" riporta il riepilogo delle spese per la categoria ascensore) allora puoi evitare di riscrivere le formule n volte semplicemente cambiando il riferimento alla "cella" (che contiene il tipo di categoria) con il riferimento al nome foglio.
Ossia anzichè
cella&TESTO(B47;"00000")
sostituisci con

Codice: Seleziona tutto

=DESTRA(CELLA("FILENAME");LUNGHEZZA(CELLA("FILENAME"))-RICERCA("$";CELLA("FILENAME"))) & TESTO(B47;"00000")

(chiaramente ho tenuto B47 come da tuo esempio ma è un riferimento relativo)

Con questa formula non devi più ricreare formule "personalizzate" per ogni foglio nuovo che crei, ma ti basta copiare il foglio tutte le n volte che vuoi, e poi semplicemente li rinomini con il nome della categoria che ti interessa (rinomini il foglio)

P.S. quando operi con il CELLA("FILENAME") perchè le formule si aggiornino potrebbe essere necessario (dopo che hai copiato tutti i nuovi n fogli) salvare il file e riaprirlo... et voilà!

Allego esempio.

[paolokap]

Ok grazie studierò queste tue nuove indicazioni

[paolokap]

Ok grazie studierò queste tue nuove indicazioni

Ciao Attilafdd
Ho dato uno sguardo al tuo suggerimento. Nel mio caso non va bene perché la situazione che già ho e che in alcuni foglio ci sono, diciamo così, delle sotto categorie. Per esempio:foglio "ascensore" ho ascensore manutenzione ordinaria, ascensore manutenzione straord e ascensore verifiche biennali.
Però inserendo i giusti collegamenti, una volta applicata ad un foglio mi è sufficiente copiare ed incollare in un altro foglio.
Per distinguere le sotto categorie è sufficiente creare delle voci (quelle che poi diventano XXXXX0001, XXXXXX00002 etc) ad hoc. Nell'esempio precedente: asce.Ord, asce.Straor e asce.Biennale.

A tal fine ti volevo chiedere una cosa. Ho creato un foglio che ho chiamato menù dove inserisco appunto le varie voci che poi, con la funzione "validità" , mi crea il menù a discesa. Però mi sono accorto che se nel caso voglio modificare una voce nel menù, questa voce poi non si aggiorna là dove l'avevo inserita. Per esempio nel foglio dove inserisco i dati (in pratica dove c'è la matrice) se scelgo "ascensore.ord" e poi voglio cambiarla nel menù in "Asc.Ord" questa voce non mi va a sostituire la vecchia "ascensore.ord" che avevo in un primo momento inserito. Questo poi comporta che nel foglio dove va a finire la singola voce non si aggiorna neanche lui e di conseguenza il dato in quest'ultimo foglio mi viene cancellato. Questo comporta possibilità di errori.
C'è un modo per far si che se cambio la voce nel menù questa si aggiorni automaticamente.?

A parte questo il foglio gira che è un capolavoro!

Grazie

[Attilafdd]

C'è un modo per far si che se cambio la voce nel menù questa si aggiorni automaticamente.?

Per come è strutturata la validità dati, che io sappia, automaticamente direi di no.
La validità dati ti permette di scrivere un valore scelto da un elenco... non vai a inserire un link ad una voce dell'elenco.

Forse potresti usare una macro collegata al foglio "eventi"... ma forse forse è più immediato un bel "Trova e Sostituisci" (dal menu Modifica)... (tanto non penso che tu ogni ora... di tutti i giorni... ti metta a cambiare la denominazione delle categorie... diciamo con una frequenza tale che giustifichi un automatismo )

[forlando952]

Salve riprendo questo post molto molto interessante........ per fare qualche domanda banale.
Vorrei utilizzare il file "estrazione condominio.ods" postato sopra ed adattarlo alle mie esigenze.
Ho diversi file CSV su cui estrarre dati.
Non so se esistono software per analizzare estrarre dati dai file CSV ed in mancanza volendo utilizzare il file creato da Attila,
credo debba anzitutto trasformare i file csv in ods.
Ora trasformati questi file in ods, avrò delle categorie diverse rispetto a quelle indicate in Elenco.
Ad esempio in questi file non ho "Idraulico" ma una categoria chiamata "Partita Iva".
Ora vi chiedo come posso agevolmente implementare le mie categorie in Elenco.
esiste una formula che richiama le categorie da file diversi ovvero che mi aggiunge nel file "elenco" una specifica categoria con dati estratti da quel file?
Insomma vorrei evitare di rovinare il foglio postato con il copia ed incolla....

Scusate la domanda banale e ringrazio chi potrà aiutarmi.

[Attilafdd]

Le categorie indicate nella colonna G del foglio "Elenco" sono assolutamente personalizzabili, puoi cancellare quelle inserite e scrivere le tue.
In automatico verranno recepite quelle che hai inserito nel menu a tendina (cella J1) del foglio "Riepilogo per categoria".

Quello che poi dovrai fare è rinominare i fogli che rappresentano ogni categoria e forzare il refresh della formula.

Comunque se vuoi postare i tuoi csv proviamo a guardare meglio.

[forlando952]

Grazie sei gentilissimo......
ti allego il file che vorrei implementare......
considera che ogni trimestre ho diversi file......

[forlando952]

Le categorie indicate nella colonna G del foglio "Elenco" sono assolutamente personalizzabili, puoi cancellare quelle inserite e scrivere le tue.
In automatico verranno recepite quelle che hai inserito nel menu a tendina (cella J1) del foglio "Riepilogo per categoria".

Quello che poi dovrai fare è rinominare i fogli che rappresentano ogni categoria e forzare il refresh della formula.

Comunque se vuoi postare i tuoi csv proviamo a guardare meglio.

Devo per forza fare copia ed incolla?

[Attilafdd]

Non ho ben capito cosa vorresti fare però.
Partiamo da tuo file...
Quale vorresti usare come categoria per "raggruppare i dati"? (Identificativo cliente? Partita Iva fornitore?)

[forlando952]

Grazie per la pazienza Attila,
allora io nel caso specifico ho bisogno di Partita Iva Fornitore.

In altri file però avrò bisogno di altra categoria ad esempio "Partita Iva Cliente".
La domanda è quindi come faccio a modificare la fonte dei dati (ovvero la categoria) che hai creato tu?

E' più semplice copiare le colonne che mi servono, nel file Elenco che hai creato tu, oppure posso modificare il file orginale.

Cercando di modificare il tuo file, ho provato a sostituire nelle diverse formule il nome del file e quindi dove era scritto "Elenco" ho inserito il nome del nuovo foglio ....ma poi non riesco a modificare la tabella Pivot da cui selezionare la categoria......
Grazie

[patel]

Salve riprendo questo post molto molto interessante........ per fare qualche domanda banale.

Non è una buona idea agganciarsi ad una discussione di altri e già risolta, meglio aprirne una tua con un titolo adeguato

[Attilafdd]

Ho riadattato il file.
Ora basta fare un copia incolla nella scheda Elenco dei tuoi dati.

Nella scheda "Riepilogo per categoria" puoi selezionare quale indice utilizzare (Fornitore o cliente o quello che ti interessa) nella cella J1. La cella J2 proporrà l'elenco degli elementi che compongono quell'indice (i nomi dei fornitori o i nomi dei clienti ecc.)

[Attilafdd]

Allego il file.

Fai qualche test

[forlando952]

MITOOOOOOOOOOOOOOO

Tantissime grazie Attila......questo file è una bomba......

Ps: puoi dirmi dove posso imparare le istruzioni che hai usato per smanettare un pochino.......

[Attilafdd]

Ps: puoi dirmi dove posso imparare le istruzioni che hai usato per smanettare un pochino.......

Beh... non saprei da dove cominciare i principali accorgimenti che ho usato sono:
- la colonna A del foglio "elenco" ricostruisce un indice per ogni voce della colonna scelta come indice (in A1 troverai la lettera della corrispondente colonna scelta tramite il menu a tendina in J1 del foglio "Riepilogo")
- la colonna A del foglio "Riepilogo per categoria" crea un indice sulla base del solo Elemento selezionato in J2 e poi con dei cerca.vert si popola la tabella

le altre principali funzioni utilizzate sono:
- indiretto (per trasformare i riferimenti delle formule in funzione delle scelte della colonna indice)
- rif.riga (per trasformare i riferimenti delle formule in funzione delle righe da considerare nella formula stessa)
- definizione di nomi per le colonne di interesse (Foglio-Aree con nomi ed espressioni - Gestisci) (utili anche per la validità dati del menu a tendina della cella J2 del foglio "Riepilogo")

per il resto... non so... un po' di formattazione condizionale per lo stile del foglio Riepilogo e altre funzioni più comuni (se.errore, cerca.vert, cerca.orizz, colonne, e qualche somma)

Se c'è qualche cosa che ti incuriosisce o non hai ben compreso fai sapere che provo a spiegarmi meglio.

Saluti.

[forlando952]

G R A Z I E !!!!!